Wir sind eine Kongressagentur und verwalten für unsere Kunden über Veranstaltungsbutler im Jahr etwa 10 bis 12 Kongresse, Messen, Tagungen und Firmenveranstaltungen, sowie die dort eingebuchten Teilnehmer.
Entsprechend nutzen wir für jeden Kongress einen eigenen Veranstaltungsbutler. Das praktische daran ist, dass die individuellen Anforderungen der einzelnen Kongresse in den verschiedenen Butlern berücksichtigt werden.
Die Leistungen, die wir unseren Kunden anbieten, bilden wir zum großen Teil in Veranstaltungsbutler ab:
Bislang haben wir 3 Veranstaltungsbutler im Einsatz. Den ersten Butler nutzen wir zur Anmeldung und Verwaltung der Teilnehmer und Aussteller des Deutschen Hebammenkongresses, inklusive Eingangskontrolle über einen QR-Code, automatischer Versand der Teilnehmerunterlagen, Erstellung von Namensschildern sowie die Vertragserstellung von Mietverträgen mit den Ausstellern für die Standflächen. Eingebunden ist dieser Butler in die Website: https://hebammenkongress.de
Im zweiten Butler nutzen wir das Programm als Online-Shop zur Buchung virtueller Sponsoring Aktivitäten im B2B Bereich. Hier ist im Butler insbesondere die Rechnungsstellung in Verbindung mit dem Rechnungswesen und dem automatischen Zahlungsabgleich wichtig für uns. Der Shop kommt ebenfalls innerhalb des Hebammenkongresses zum Einsatz: https://hebammenkongress.de/aussteller-vorschau
Den dritten Butler nutzen wir zur Planung und Durchführung der Hybridveranstaltung Sylter-Woche, ein Fortbildungskongress der Zahnärztekammer Schleswig-Holstein, an der Teilnehmer sowohl virtuell, als auch vor Ort teilnehmen können. Hier werden die Teilnehmer vor Ort einen QR-Code aus der Buchungsbestätigung auf ihrem Mobiltelefon vorzeigen, die unsere Mitarbeiter dann mit einer App von Veranstaltungsbutler einscannen und dadurch den Teilnehmer in Veranstaltungsbutler als Anwesenden erfassen. Derzeit ist diese Veranstaltung noch nicht buchbar.
Ich stelle fest, dass die Teilnehmer buchen, ohne Rückfragen zu stellen, was ich als sehr gutes Zeichen empfinde. Die Verwaltung ist zudem einfach und selbsterklärend aufgebaut und bietet sämtliche Funktionen, die uns wichtig sind.
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Wir hatten von Beginn an einen persönlichen Ansprechpartner, mit dem wir direkt begonnen haben, unsere Kongresse im Butler umzusetzen. Was uns dabei gut gefallen hat ist, dass die Schulung und Einrichtung des Programms sofort auf unsere Abläufe und Kongresse zugeschnitten wurde. So konnten wir sofort verstehen, wie das Programm für uns arbeitet und wie es für uns speziell eingerichtet werden kann. Wir hatten durchweg zuverlässige und engagierte Ansprechpartner und können das Butler Team als Partner sehr empfehlen.
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Ein großer Vorteil ist, dass das Veranstaltungsbutler Team spezielle Anforderungen, die wir hatten, wirklich gut umgesetzt hat, die bei weitem nicht standard waren. Das schätzen wir sehr. Wenn mir etwas negatives einfallen würde oder was zu verbessern wäre, würde ich das hier gerne kommentieren, doch derzeit bin ich wirklich mit allem zufrieden.
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Fragen? Gerne können Sie uns auch per Telefon oder Mail kontaktieren.
Telefon: +49 30 31199425.
Mail: service@veranstaltungsbutler.de
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